Klauzula informacyjna RODO

Wersja klauzuli: 2026-07-18

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest CZTERYEM Marcin Klecz, ul. Skoroszewska 2B/40, 02-495 Warszawa. W sprawach dotyczących danych osobowych możesz skontaktować się pod adresem egzaminy@helixuav.pl.

2. Cele i podstawy przetwarzania

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

• utworzenia i obsługi konta, przyjęcia zgłoszenia, weryfikacji wymagań, organizacji i przeprowadzenia egzaminu oraz przekazania wyniku i dokumentów — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• prowadzenia dokumentacji egzaminacyjnej i wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa oraz wymagań właściwych organów, w tym Prezesa Urzędu Lotnictwa Cywilnego — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• rozliczeń, prowadzenia dokumentacji księgowej i podatkowej — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• zapewnienia bezpieczeństwa systemu, obsługi reklamacji oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadnionego interesu administratora.

W przypadku egzaminu zdalnego przetwarzamy także informacje związane z nadzorem, takie jak obraz, dźwięk, udostępniony ekran, wynik weryfikacji tożsamości i stanowiska, a jeżeli przebieg jest nagrywany — nagranie. Szczegółowa zgoda i informacja dotycząca nadzoru są przedstawiane osobno przy zapisie na egzamin zdalny.

3. Zakres danych

Możemy przetwarzać dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane konta, numer operatora BSP, wybrany rodzaj i zakres egzaminu, dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań, informacje o płatności, przebiegu i wyniku egzaminu, wygenerowane dokumenty oraz dane techniczne i audytowe, w tym adres IP, datę i godzinę operacji oraz informacje o urządzeniu i przeglądarce.

4. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane podmiotom wspierającym administratora w obsłudze systemu i egzaminów, w szczególności dostawcom hostingu, poczty elektronicznej, oprogramowania egzaminacyjnego, wideokonferencji, obsługi IT, księgowości i obsługi prawnej — wyłącznie w niezbędnym zakresie i na podstawie odpowiednich umów. Dane mogą być również przekazywane Prezesowi Urzędu Lotnictwa Cywilnego oraz innym uprawnionym organom, jeżeli wymagają tego przepisy.

5. Przekazywanie danych poza EOG

W związku z korzystaniem z usług dostawców technologicznych, w szczególności Microsoft 365 i Teams, dane mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku przekazanie odbywa się z zastosowaniem mechanizmów wymaganych przez RODO, takich jak decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne.

6. Okres przechowywania

Dane konta przechowujemy przez czas jego aktywności, a dane zgłoszeń, dokumentację i wyniki egzaminów — przez okres niezbędny do realizacji egzaminu oraz przez czas wymagany przepisami prawa, wytycznymi właściwego organu i zasadami prowadzenia dokumentacji egzaminacyjnej. Dane rozliczeniowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi, a dane potrzebne do ochrony roszczeń — do upływu terminów ich przedawnienia. Po tym czasie dane są usuwane lub anonimizowane, o ile dalsze przechowywanie nie jest wymagane prawem.

7. Twoje prawa

W zakresie przewidzianym przez RODO przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania;
• przenoszenia danych;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora;
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli określone przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody; cofnięcie nie wpływa na zgodność wcześniejszego przetwarzania z prawem.

Możesz także wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważasz, że przetwarzanie narusza przepisy o ochronie danych osobowych.

8. Obowiązek podania danych

Podanie danych oznaczonych w formularzu jako wymagane jest niezbędne do założenia konta, weryfikacji wymagań, zawarcia i realizacji usługi egzaminacyjnej oraz prowadzenia wymaganej dokumentacji. Brak tych danych uniemożliwi rejestrację albo dopuszczenie do egzaminu. Podanie danych oznaczonych jako opcjonalne jest dobrowolne.

9. Zautomatyzowane decyzje

Dane nie są wykorzystywane do podejmowania wobec Ciebie decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany, w tym do profilowania wywołującego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływającego. Dokumenty i spełnienie warunków dopuszczenia do egzaminu podlegają weryfikacji przez upoważnioną osobę.